Internet contre la grippe A (2)

Lors d’une précédente chronique, nous avons présenté quelques outils permettant de lutter efficacement contre les effets de la grippe A au boulot. Il ne s’agit pas d’un antibiotique virtuel, non, mais d’outils collaboratifs gratuits permettant de travailler à la maison. Nous poursuivons avec deux solutions de partage de documents.

Mon traitement de texte en ligne
La difficulté du travail à distance réside dans l’impossibilité pour plusieurs salariés de la même entreprise d’accéder à un document partagé. Il est certes ossible d’installer un serveur commun avec un accès sécurisé pour chaque télétravailleur, mais, pour l’usage restreint dans le temps que va requérir l’extension probable de la grippe A, il faut trouver plus simple. Deux solutions sont à mon sens, très facile à mettre en œuvre.
La première est Google Docs : http://docs.google.com. La firme américaine propose gratuitement à chacun de ses clients abonnés un espace « documents partagés ». Il suffit, là encore de posséder un compte Google, ou d’en créer un en quelques minutes. Précisons que le fait de créer un compte Google n’oblige pas à changer d’adresse électronique. Un compte Google fonctionne avec toutes les adresses existantes, même si la messagerie est une fonctionnalité supplémentaire.
Une fois le compte créé, il suffit donc d’aller dans l’espace « documents ». Google Docs offre la possibilité de travailler sur l’espace « spreadsheet » (l’équivalent d’Excel), sur l’espace « document » (l’équivalent de Word), ou sur l’espace «présentation » (l’équivalent de PowerPoint ». Les fonctionnalités avec les logiciels de Microsoft sont très semblables. Seule différence de taille : ces documents sont hébergés en ligne, et disposent chacun d’une adresse propre. Ils peuvent donc être consultés depuis n’importe quel ordinateur, à partir de son compte Google.
Mieux, les Google Docs sont partageables entre plusieurs collaborateurs à qui l’on attribuera des droits (simple lecteur, collaborateur, etc.). Ainsi, le compte-rendu de la réunion peut être partagé entre plusieurs collègues, qui peuvent le corriger de manière interactive tout en étant à distance. Et s’il y a une correction maladroite, une fonction « historique » permet de revenir en arrière ! Google Docs, c’est d’une part facile, et d’autre part, efficace !



Partager ses dossiers
Deuxième proposition, c’est un service tout simplement génial, qui s’appelle « Dropbox » : www.getdropbox.com. L’idée de base du service est de rassembler dans un même endroit tout ce que l’on peut avoir d’éparpillé dans différents ordinateurs : l’ordinateur du bureau, l’ordinateur personnel, l’ordinateur portable, le téléphone portable, voire la clé USB. Lorsque l’on change d’outil, on ne trouve plus ses fichiers. La vidéo qui est en page d’accueil de Dropbox est tout à fait démonstrative en ce sens, même si le son est en anglais, comme tout le site, d’ailleurs. Mais les dessins vous seront suffisants !
Vous installez donc le logiciel gratuit Dropbox dans chacun de vos ordinateurs, et vous vous créez un compte sur le site. Le tout se fait de manière très intuitive. Ensuite, vous choisissez les dossiers que vous souhaitez synchroniser entre vos différents ordinateurs. Ils seront tous regroupés dans chacun de vos ordinateurs dans un espace appelé « my dropbox ». Lorsque vous ajouterez un fichier dans cet espace, lorsque vous y modifierez un document, lorsque vous y créerez un dossier, le même geste se produira automatiquement sur vos autres ordinateurs équipés, à la seule condition qu’ils soient connectés à Internet. La synchronisation s’opère dès la mise en route de la machine ! Étonnant, et très simple à utiliser.
Autre fonction de Dropbox : la possibilité de partager un certain nombre de fichiers entre tous les utilisateurs. Ainsi, le dossier « numéro spécial Noël » peut être partagé entre tous les collaborateurs du Républicain qui peuvent retrouver dans leur ordinateur personnel, comme au travail les mêmes informations, faire évoluer les documents, en bref, collaborer !
Dropbox est en version gratuite pour un espace occupé d’un maximum de 2Go, ce qui laisse pas mal de marge de manoeuvre.